7 відволікаючих речей в офісі і способи боротьби з ними

Збільшуємо свою продуктивність і вчимося ефективно використовувати час на роботі.

Сумно, але факт: в середньому люди прокрастинують 4 години на день. Сидячи на роботі, за фактом ми використовуємо тільки 60% (або навіть менше) часу для виконання важливих завдань, а в іншому займаємося дурницями.

У 2008 році доктор Джон Тейлор створив термін «хронофаги» (тобто «пожирач часу»). І щоб контролювати свій робочий процес, потрібно знати ворога в обличчя.

Відволікаючі фактори в офісі

1. Електронна пошта

Середній офісний працівник отримує 88 електронних листів в день і перевіряє пошту за цей час близько 15 разів. Перевірка електронної скриньки – свого роду ритуал, з якого більшість людей починають свою роботу щоранку.



Але насправді це суцільна прокрастинація. Розгрібаючи поклади листів, ми відчуваємо, що зайняті чимось корисним, але правда в тому, що це тільки відволікає нас від дійсно важливих завдань.

2. Соціальні мережі

Всім нам необхідний інтернет в офісі для роботи. Однак співробітники люблять використовувати мережу для особистих цілей. Наприклад, щоб позависати в соцмережах.



28% роботодавців з опитаних ресурсом CNBC.com заявили, що звільняли своїх підлеглих за зловживання соціальними мережами і покупками в інтернеті в робочий час. Так що розваги в Мережі не тільки відволікають вашу увагу, а й можуть стати причиною втрати роботи.

3. Кава-брейки

Вам подобається посеред робочого дня попити з колегами каву? Готовий посперечатися, що так. Кава-брейки допомагають налагодити зв’язок з оточуючими, та й взагалі просто приємно.



Середній працівник витрачає 24 хвилини в день на приготування і розпивання чаю або кави. Додайте до цього ще й обов’язкові розмови з іншими співробітниками, без яких не обходиться жодне чаювання. Жахлива трата часу.

4. Зустрічі та наради

Працюючи в офісі, ви напевно будете постійно відвідувати різного роду зустрічі і переговори і брати участь в численних обговореннях. Хоча такі заходи і потрібні, часто вони лякаюче неефективні.



Доведено, що люди витрачають близько 31 години в місяць на зборах і нарадах. Тільки уявіть, скільки корисного можна зробити за цей час.

5. Колеги

У віддаленої роботи є свої мінуси, але ось однозначний плюс – тиша і самота. В офісі ж ви позбавлені цієї розкоші. Навколишні вас колеги – один з найголовніших відволікаючих чинників, особливо тому, що ви не можете на них вплинути.



Ваші товариші по службі можуть дратувати своїми нескінченними розмовами, гучною музикою, балаканиною по телефону або противними звичками начебто жування канцелярського приладдя. А ще вони дуже люблять відволікати вас в самий розпал роботи. Про який взагалі стані потоку можна тут говорити?

6. Шум

Рівень шуму в навколишньому середовищі значно впливає на нашу продуктивність. А в офісі повно його джерел: обладнання, яке видає гучні сигнали, вуличні звуки з вікон і балакучі колеги. За даними Національного інституту безпеки та гігієни праці США, шум на робочому місці може підвищити рівень стресу і викликати тривожність.

7. Голод

Харчування впливає не тільки на ваше фізичне, а й на психічне здоров’я. Тому морити себе голодом на робочому місці не слід. Вам може здатися, що, роблячи перерву на обід, ви витрачаєте дорогоцінний час, але це не так. Голод негативно впливає на вашу можливість зосередитися і сконцентруватися, що знижує продуктивність праці.

Способи боротьби з ними

1. Організуйте ваше робоче місце

Бардак на робочому столі може стати причиною стресу і знижує вашу продуктивність. Тому постарайтеся забезпечити собі прийнятні умови праці.



Офісні працівники щодня створюють величезну кількість файлів: нотатки, звіти, презентації – в усьому цьому хаосі легко загубитися. Організуйте все це в систему: витратьте трохи часу на упорядкування даних, зате потім будете орієнтуватися в них миттєво. Гуру продуктивності Девід Аллен, наприклад, рекомендує для наведення порядку в паперах систему GTD його авторства. Але ви можете розробити і власну – головне, щоб вона була зручна для вас.

2. Подбайте про звукоізоляцію

Співробітники, які обговорюють важливі питання по телефону, можуть сильно заважати колегам, навіть якщо кажуть зовсім тихо. Тому, якщо ви володієте власним офісом, забезпечте прийнятну звукоізоляцію на робочих місцях, і ефективність ваших підлеглих значно зросте. А ще ви можете створити в приміщенні спеціальне ізольоване місце для розмов по телефону.



Якщо ж ви рядовий співробітник, купіть собі навушники або беруші, щоб хоч трохи захиститися від навколишнього вас шуму. І пожалійте колег: виходите з офісу, коли відповідаєте на дзвінки.

3. Рідше перевіряйте пошту

Перевіряйте свою електронну пошту два-три рази на день, не більше. Налаштуйте спливаючі повідомлення так, щоб вони не відволікали вас під час роботи. Дослідники з’ясували, що ті, хто рідше перевіряє пошту, менше схильні до стресів.

4. Проводьте відеоконференції

Нехай 23% опитаних ресурсом CareerBuilder офісних співробітників і вважають конференції марною тратою часу, все ж без спільного обговорення робочих моментів не обійтися. Щоб підтримувати контакт з колегами і при цьому не сильно відволікатися, проводите відеоконференції. Це куди краще загальних зборів в якомусь кабінеті, куди ще треба дійти, кинувши все, і чекати інших.



У дослідженні компанії Highfive 94% респондентів підтвердили, що заміна традиційних зустрічей відеоконференціями допомагає їм підвищувати продуктивність праці. Під час таких зібрань люди менше нудьгують і залишаються більш зібраними, та й часу цей формат спілкування займає куди менше. Вам не потрібно зриватися зі свого місця, щоб провести зустріч з колегами, і паралельно ви можете продовжувати працювати.

5. Відстежуйте, на що ви витрачаєте час

Найчастіше, зайнявшись конкретними офісними завданням, ми витрачаємо на неї більше ресурсів, ніж вона заслуговує. Щоб стати більш продуктивним, використовуйте програми для відстеження часу. Так ви дізнаєтеся, коли займаєтеся дурницями, а коли – корисними речами. Існує велика кількість безкоштовних інструментів, які допоможуть вам контролювати це.

6. Робіть паузу кожні 25 хвилин

Не слід працювати на знос: це невигідно в довгостроковій перспективі. Від перевтоми ваша уважність і здатність концентруватися знижуються. Робіть перерви, щоб відпочити від роботи, але перерви контрольовані – інакше ризикуєте втратити дорогоцінний час.



Щоб вирішити, коли варто взяти брейк, скористайтеся технікою Pomodoro. Цей метод рекомендує робити п’ятихвилинну паузу після кожних 25 хвилин напруженої праці. Таким чином ви будете ефективно витрачати робочий час і виконувати більше справ. Можете скористатися таймером, щоб не забути, коли відпочивати, а коли працювати.